Die 5 wichtigsten Kriterien bei der Wahl deiner OKR Software

Du suchst nach der optimalen Möglichkeit, OKRs in deiner Organisation zu managen?

Du hast dir schon verschiedene Tools und Anbieter angeschaut, bist dir aber noch nicht ganz sicher?

Dann kommen hier die fünf wichtigsten Kriterien für dich, die du bei der Auswahl der für dich passenden OKR Software beachten solltest:

1. Zugänglichkeit / Leistungsfähigkeit

Objectives und Key Results leben davon, dass sie regelmäßig aktualisiert und betrachtet werden. Deine OKR Software muss sich deshalb jederzeit und von überall erreichen lassen. Je einfacher du und deine Kolleg/innen auf eure Ziele zugreifen könnt, desto wahrscheinlicher werdet ihr auch mit ihnen arbeiten und sie in eure täglichen Entscheidungen einbeziehen.

Cloud-Lösungen (SaaS) sind hierfür oft besser geeignet als lokal gespeicherte Tools. Schließlich möchtest/kannst du nicht immer darauf warten bis du im Firmennetzwerk bist, bevor du deine Key Results aktualisierst. Außerdem verfügen Clouddienste in der Regel über deutlich mehr Rechenpower und laufen daher etwas schneller.

Wenn Performance ein wichtiges Thema für dich ist, solltest du außerdem genauer hinschauen, auf welcher technischen Basis der Softwareanbieter sein OKR Tool bereitstellt. Insbesondere bei sehr großen Unternehmen sollte die OKR Software über ein automatisch skalierendes Cluster verfügen. Dies sorgt dafür, dass Anwendung nicht nur bei kleinen Organisations- und Teamgrößen performant bleibt, sondern „mitwächst“ und zu jeder Zeit über die jeweils benötigten Serverkapazitäten verfügt.

Die Einfachheit der Anmeldung ist in diesem Zusammenhang ebenfalls wichtig. Kannst du dich z.B. auch mit deinen vorhandenen Identitäten, wie Google- oder Microsoft-Konten, anmelden? Musst du dich jedes Mal manuell einloggen, oder bleibt dein Login über ein nützliches Browser-Cookie für längere Zeit erhalten? Diese kleinen, bequemen Funktionen können für die Akzeptanz und Nutzerfreundlichkeit eine große Wirkung haben, vor allem auf Dauer.

2. Übersichtlichkeit / Einfachheit

Ist die Zugänglichkeit gesichert, hängt es als nächstes von der Benutzerfreundlichkeit der Software ab, ob sie gern und regelmäßig eingesetzt wird. Jeder kennt das: eine schlecht designte Smartphone App wird schnell wieder deinstalliert und durch eine Alternative erstetzt, selbst wenn sie die nötigen Funktionen anbietet. Niemand möchte unnötig Energie damit verschwenden, sich Klick-Pfade zu merken, Einstellungen zu suchen oder Darstellungen zu interpretieren.

Gerade bei OKR Tools gilt: Je einfacher, desto besser! Es sollte Spaß machen, Ziele anzulegen und ihren Fortschritt zu betrachten. Ein intuitiv gestaltetes User Interface ist der Schlüssel dazu. Achte daher sehr genau auf die einfache Bedienbarkeit der Software. Insbesondere bei Aktionen, die du künftig regelmäßig nutzen wirst, wie z.B. das Aktualisieren von Key Results, die Dokumentation von Check-ins, oder das Anlegen neuer Objectives.

  • Wie fühlt es sich für dich an?
  • Musst du lange nach den entsprechenden Funktionen suchen?
  • Wie logisch ist die Menüstruktur aufgebaut?
  • Wie ansprechend sind die Fenster, Dialoge und Eingabefelder gestaltet?
  • Welche Elemente wirken unruhig oder störend?
  • Können sich auch unerfahrene Nutzer leicht zurechtfinden?

3. Transparenz / Kommunikation

Eine der Kernaufgaben einer guten OKR Software ist für Transparenz in deiner gesamten Organisation zu sorgen, was die Ziele angeht. Nur wenn alle jederzeit sehen können, was das Company Goal, die strategischen Ziele und die OKR Sets der anderen Teams und Abteilungen sind, kann sichergestellt werden, dass alle am selben Strang ziehen. Prüfe also, ob das Tool deiner Wahl bedingungslose Transparenz ermöglicht, oder ob es Funktionen gibt, die den Einblick für bestimmte Nutzer(gruppen) einschränken. Dass individuelle OKRs in einer vernetzten Arbeitsweise nicht besonders sinnvoll sind, ist mittlerweile bekannt. Auf Funktionen, die individuelle Leistungen betrachten, kannst du daher getrost verzichten.

Um wirklich konsequent an den eigenen OKRs zu arbeiten, ist eine gute Kommunikation von größter Bedeutung. Schaue also, ob das Tool, das du betrachtest, zu der Art passt wie ihr normalerweise in deiner Organisation kommuniziert.

  • Werden alle Informationen bereitgestellt, die du regelmäßig benötigst?
  • Lassen sich Änderungen an Zielen dokumentieren?
  • Gibt es Benachrichtigungsfunktionen für relevante Ereignisse?

4. Sicherheit

Einer der größten Vorteile gegenüber selbstgebastelten Tabellen und zweckentfremdeten Aufgabentools ist vor allem der sichere Umgang mit den gespeicherten Daten. Schließlich gehören die Ziele zu den wertvollsten Geschäftsdaten deiner Organisation. Umso beruhigender, sie gut abgesichert zu wissen. 

Dazu zählt neben einer modernen Verschlüsselungsmethode und Zugangsbeschränkung auch die Absicherung der Daten im Falle einer technischen Panne (Ausfallsicherheit). Auch vor dem Hintergrund steigender Datenschutzstandards, wie der DSGVO/GDPR, solltest du genauer hinschauen, was mit deinen OKR-Daten nach der Eingabe eigentlich passiert.

  • Wo stehen die Rechenzentren, auf denen deine Geschäftsdaten gespeichert werden?
  • Welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten am jeweiligen Datenstandort?
  • Werden personenbezogene Daten hinreichend anonymisiert bzw. abgesichert?
  • Gibt es weitere Dienste, an die der Hersteller deiner OKR Software Daten übermittelt?
  • Gibt es einen deutschsprachigen Support, der dir bei Bedarf zur Seite steht?
  • In welchem Land haftet der Software-Hersteller mit sein Unternehmen?

5. Operationalisierung / Integration

Der Erfolg oder Misserfolg bei der Einführung von Objectives und Key Results hängt nicht allein vom Wissen um die Methode ab. Es ist die Integration in die täglichen Arbeitsprozesse und damit die Thematisierung der OKR im Team-Alltag, die zu den gewünschten Ergebnissen führt.

Eine passende Software sollte relevante OKR-Meetings, wie z.B. Check-ins, Plannings und Reviews, unterstützen. Durch entsprechende Features und Ansichten sollten die relevanten Daten das Ziel des jeweiligen Meetings unterstützen.

Beispiel: Eine zeitliche Darstellung der Key Result Werte und Confidence Levels gibt dem Team Aufschluss über wichtige Änderungen im Verlauf des OKR Zyklus. So kann der sprunghafte Anstieg eines Key Results im Zusammenhang mit einem Anstieg des Confidence Levels z.B. anzeigen, dass eine Hürde überwunden wurde, oder vorhergehende Maßnahmen ihre Wirkung entfaltet haben.

Diese zum Informationsbedarf des Teams passende Aufbereitung und Bereitstellung von relevanten Datenansichten ist eine wichtige Aufgabe von OKR Tools. Dieses Kriterium sollte daher in deine Entscheidung für die passende Software einfließen.

Kannst du darüber hinaus die Software auch in andere vorhandene Messaging-Anwendungen, wie z.B. Microsoft Teams oder Slack, einbinden, unterstützt du damit zusätzlich den nahtlosen Workflow deiner Kolleg/innen.

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